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Webディレクションをスムーズにする情報管理の6つのステップ

2016/04/04

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こんにちは。助田です。

すっかり暖かくなってきて、割と油断して薄着でいることが多くなったなあ、と思いきやもう4月も終わり!何回も書いているがこれはあっと言う間に40歳になってしまう危機感を覚える今日この頃である。

さて、今日は僕の大嫌いなWebディレクションの話でも。なぜ?嫌いかは、2006年くらいの知り合いならばお分かりの忌まわしき忌まわしきフェリカー案件のおかげで、すっかり大きなトラウマとなり、故に二度とそうならないために色々と勉強と実践と失敗を繰り返して、最近ようやくこなれてきたオススメのやり方をここでご紹介しようと思う。

今後の僕は大規模な開発案件でディレクションを積極的にやることはないが、そのような渦中にいる方は、手法を真似るのではなくポイントを参考にしてほしい。

対象は大きな規模の開発は向いていないかもしれないが、本質と書いてエッセンスはどの規模でも通じてほしいと信じて、デスマーチという言葉がいつの日か完全になくなることをせつに願いたい。言わずもがなもっと良い方法あるよ、という方は是非自己ベストの管理方法で効率化を目指してほしいと思う。

ツールを活用して効率化しようぜ。

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Dropboxをすぐさまダウンロード!

これは他の案件でも広く使えるので、Dropboxがない場合は即ダウンロード。残容量が足りなければ即有料申請をしよう。

環境が整ったらいつものようにフォルダを作って、各カテゴリごとのファイルに分別する。ポイントは素材もすべて入れて一括管理する。全部さらけ出す。そしてクライアント(いれば発注先デザイナーもプログラマーも)とすぐさま共有。ここまでのスピード感は速い方がカコイイ。

タスク&スケジュールを網羅!

プロジェクトが始まる前に議事録的に全ての事柄を記載して、クライアントと共有しておく。

残念ながらプロジェクト後半のもつれやトラブルは初動の共有で全て決まってしまうと言っていい。言った言わないってのは必ず起きるで、事前に打ち合わせで出た細かいトピックをタスクと時間軸に分けて記載しておく。

よくクライアントには余分にバッファを読んでうんぬんとか過去にやったが、結果的に正直に共有したほうが調整しやく相談もしやすいことに最近気がついた。

テキストファイルをバージョン管理!

ファイルのバージョン管理は、日付110442XXXX.docでも、バージョンXXXXv01.docでもなんでもよいがバージョン管理しておく。

dropboxはオンライン上に同期されるので、バックアップにもなるし、誤って上書きしてしまった場合も事前のバージョンを復活してくれる安全機能もついている。しかも使用料¥0なのである。いずれにせよファイルによる情報管理がキモを握る。

oldフォルダでアーカイブ!

ファイルのバージョンがあがった際には、上書いてバージョンをあげるのもよいが、以前のファイルの情報がときに必要だったりする場合があるので、古いバージョンのファイルも削除せずに【old】ファイルを作っておいてそこに入れておく。

納品後しばらくして問題なければ全部削除することもできるので。

課題管理表でヌケ・モレ防ぐ!

実際に作業が始まると、色んな話題が色んな方面方法でわんさか沸いてくる。

最近だとfacebookのメッセージや非公開グループでのやり取りでも良いが、タスクに落ちた課題は必ずヌケモレが発生するので、きっちり管理しておく必要がある。

また追加工数の交渉も管理表ベースで振り返ることが出来るので、作業側としても有利だし、発注側も作業で何がボトルネックなのか、とかどれが未着手なのか、などタスク&スケジュールと照らし合わせるとよくわかる。

ポイントはクライアント、発注先とも同じ資料で話を進めないと、やり取りは膨大になることが多いので、現状何がどのくらいでどうなっているのかを全員で、しかも同じファイルで共有することがとても大事。ここの把握がディレクターの仕事と言っても言い過ぎではない。

ここでは発注先→自分→クライアント、クライアント→自分→発注先という流れで正直ベースにトピックを共有することが、結果として課題解決の質とスピードを上げることになる。

これは僕も尊敬する小栗さんが以前作った資料だが、クライアント⇔ディレクター⇔発注先で、同じ単語なのに受け取り方が全く異なるので、コミュニケーションに齟齬が大きい。

故に言った言わないといういつものパターンでトラブルへと発展していくケースが多い。極端な言い方をすると、クライアント⇔発注先は言葉が通じない者同士として、ディレクターが通訳をするようなイメージで進めるとよいと思う。逆にそのくらい丁寧に情報管理は大切にすること。

アカウントリストで一覧作成!

最近はソーシャルメディアやクラウドでアカウント、パスワードが大量に発行することが多いので、逐一エクセルに管理しておく。エクセルには念のためパスワードをかけておくべし。これは納品物として成立するので大切に保管しよう。

全てのディレクターに幸あれ

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と、最近はこんな感じで進めるケースが多く、功を奏してか以前よりもクライアントにとって安心していただける進め方が出来ていると思っている。クライアント毎にフォルダが増えていくが、プロジェクトが完了、または落ち着いた段階でローカルに移行しておけばよい。※事実、僕のMydropboxフォルダは10個のクライアントフォルダがあるとういう件。

個人的にもWebディレクションはあまり上手くいくものではないと思っているが、実際に上手くいっていない理由はほとんどが【情報共有】の部分なので、空気を呼んで齟齬を把握し先手で対応することがなにより望ましい結果を生む。

昔、ディレクター同士で「楽しげに終わる合コンの幹事ができる奴はディレクションも上手いよね。」という話題で盛り上がったことがあり、5年近く経った今になって深く理解できるようになった。

最後まで読んでいただきましてありがとうございます!全てのディレクターに幸あれ(´ー`)y-~~

投稿者プロフィール

助田 正樹

株式会社イノセンティブ 取締役 :一般社団法人 日本ディレクション協会 理事
東京都品川区出身の1976年7月生まれ。桜美林大学経済学部を卒業後、ソニー株式会社にて、シックスシグマというマネジメントツールのR&D、広報などクリエイティブ業務に従事。2005年からインターネットベンチャーでWebディレクターとして数社経験。その後「LINKAGE」という商号でフリーランスとしてWebディレクション業務で活動。コーポレート、リクルート、モバイル、デジタルサイネージ、リアル連動など様々なWebサイト、システムの構築、新規事業プロジェクト企画、立ち上げを経験。(参照:実績)2012年6月に株式会社イノセンティブ取締役に就任。GARAGE AKIHABARAを立ち上げる。日本ディレクション協会ファウンダー。メンタルマネージャー資格保有。

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